ΤΑΔΕ ΕΦΗ ΖΑΡΑΤΟΥΣΤΡΑΣ (ΑΝΑΔΗΜΟΣΙΕΥΣΗ ΤΟΥ MEDIA KIT ΑΠΟ ΤΟ Δ.Τ. ΠΟΥ ΔΗΜΟΣΙΕΥΤΗΚΕ ΣΤΟ www.xwmatinos.gr)

ΣΧΕΔΙΟ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΑΓΩΝΩΝ ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΟΥ
Εγχειρίδιο συνεργασίας της Ε.Π.Ε.Α με τις αγωνιστικές λέσχες αυτοκινήτου
1 Γενικές αρχές συνεργασίας
Η Επιτροπή Προβολής Ελληνικών Αγώνων θα έχει συμβουλευτικό, επικουρικό και απολογιστικό ρόλο στην προβολή και επικοινωνία των Ελληνικών αγώνων, όπως θα γίνεται από τις αγωνιστικές λέσχες. Στο τέλος του κάθε αγώνα και με συνοδευτικό το φάκελο απολογισμού της επικοινωνίας και προβολής του αγώνα, όπου θα παραδίδει η εκάστοτε λέσχη στην Ε.Π.Ε.Α, η επιτροπή θα συντάσσει μία έκθεση αξιολόγησης της λέσχης και του συγκεκριμένου αγώνα, όπου θα παραδίδεται στην Ε.Θ.Ε.Α. Ο τρόπος όπου θα δημιουργείται ο φάκελος απολογισμού του αγώνα, αλλά και η συνεργασία της Ε.Π.Ε.Α με την κάθε λέσχη περιγράφεται αναλυτικά στα επόμενα κεφάλαια.
- Κάθε αγωνιστική λέσχη πρέπει να ορίσει ένα εκπρόσωπο επικοινωνίας, όπου θα έχει την κύρια ευθύνη για τις κατάλληλες ενέργειες, που σκοπό θα έχουν να επικοινωνήσουν τον αγώνα στην ευρύτερη μερίδα του κοινού – θεατών. Η επικοινωνία θα γίνεται σε 2 άξονες, μέσω των μέσων μαζικής επικοινωνίας, αλλά και με προωθητικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές θα αναλυθούν στα επόμενα κεφάλαια.
Η ενημέρωση – προβολή θα γίνεται σε τρία στάδια. Πριν την τέλεση του αγώνα, κατά την διάρκεια και μετά το ολοκλήρωσή του. Ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα βρίσκεται σε επαφή με τα μέλη της Ε.Π.Ε.Α., ώστε να συντονίζουν τις ενέργειες αυτές, με σκοπό την αποτελεσματικότερη προβολή και επικοινωνία του εκάστοτε αγώνα.
- Οι αγωνιστικές λέσχες θα φτιάξουν μία λίστα αποδεκτών της επικοινωνίας τους, που θα περιλαμβάνει έντυπα μέσα, όπως εφημερίδες, περιοδικά, freepress, ηλεκτρονικά μέσα, όπως τηλεοπτικούς και ραδιοφωνικούς σταθμούς, websites και άλλους αποδέκτες όπως εταιρίες και πιθανούς σπόνσορες, δημόσιες και δημοτικές αρχές, αγωνιζόμενους, σχολεία και εκπαιδευτήρια, τουριστικά γραφεία, ξενοδοχεία και λοιπούς φορείς που μπορεί να έχουν εμπλοκή με την τέλεση του αγώνα. Οι λέσχες πρέπει να δώσουν ιδιαίτερη βαρύτητα στην τοπική και ευρύτερη επικοινωνία, προβολή του αγώνα. Η Ε.Π.Ε.Α θα διαθέσει στις λέσχες μια πλήρη και πανελλαδική λίστα αποδεκτών. Οι λέσχες όμως πρέπει να φροντίσουν να συμπληρώσουν την λίστα με τις τοπικές και ευρύτερες επαφές που θα ήταν σκόπιμο να λαμβάνουν την επικοινωνία.
- Η Ε.Π.Ε.Α μετά από συμφωνία με μεγάλο φωτογραφικό πρακτορείο θα προμηθεύει την ίδια ημέρα της λήξης του αγώνα, ενδεικτικό φωτογραφικό υλικό που θα περιλαμβάνει τους νικητές, την εκκίνηση και την απονομή, αλλά και χαρακτηριστικές στιγμές. Οι φωτογραφίες δεν θα περιλαμβάνουν μόνο αγωνιστικά περάσματα, αλλά θα προσπαθούν να αποδίδουν και τον ανθρώπινο και τοπικό χαρακτήρα του κάθε αγώνα.
2 Συνιστώμενες ενέργειες προβολής πριν από την έναρξη του αγώνα.
- ΧΟΡΗΓΟΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Οι λέσχες θα πρέπει να βρίσκουν χορηγούς επικοινωνίας. Οι χορηγοί επικοινωνίας θα πρέπει να καλύπτουν όλο το φάσμα των μέσων επικοινωνίας, δηλαδή τηλεόραση, ραδιόφωνο, έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο. Η επιτροπή μπορεί να συμβουλεύσει και να προτείνει χορηγούς επικοινωνίας, ανάλογα με την γεωγραφική περιοχή του αγώνα, στην περίπτωση που η λέσχη δεν έχει κλείσει κάποια άλλη χορηγική συμφωνία. Οι χορηγοί επικοινωνίας θα αναφέρονται σε όλα τα Δελτία Τύπου, το έντυπο και διαφημιστικό υλικό του αγώνα καθώς και στη ράμπα εκκίνησης των Ράλι.
- WEB SITE
Η διάδοση του ηλεκτρονικού τύπου και της προσιτής, άμεσης και πανελλαδικής επικοινωνίας που πετυχαίνει, κάνει επιτακτική την ανάγκη να υπάρχει site αφιερωμένο για τον κάθε αγώνα. Αυτό μπορεί να είναι αυτόνομο site ή ξεχωριστή και αυτοτελής ενότητα μέσα στο site της λέσχης. Η επιτροπή θα θέσει προδιαγραφές και κατευθύνσεις για την κατασκευή των site, ώστε να πετύχουν την πιο σύγχρονη, αποτελεσματική και αποδοτική επικοινωνία.
- ΔΙΑΦΗΜΙΣΤΙΚΗ ΚΑΜΠΑΝΙΑ
Οι λέσχες θα πρέπει να προβαίνουν σε διαφημιστική καμπάνια για την αποτελεσματικότερη προβολή του αγώνα. Η διαφημιστική καμπάνια θα πρέπει να περιλαμβάνει τηλεοπτικό και ραδιοφωνικό σποτ, έντυπες καταχωρήσεις και ηλεκτρονική διαφήμιση, συνήθως με την μορφή των banners σε sites. Αν η λέσχη κρίνει ότι η διαφημιστική καμπάνια καλύπτεται πλήρως από τους χορηγούς επικοινωνίας, τότε μπορεί να περιοριστεί σε αυτή, αλλιώς θα πρέπει να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες και σε άλλα μέσα. Η καμπάνια πρέπει να γίνεται εντατικότερη όσο πλησιάζει η ημερομηνία τέλεσης του αγώνα.
- ΔΕΛΤΙΑ ΤΥΠΟΥ
Η προβολή και επικοινωνία του αγώνα πρέπει να αρχίζει τουλάχιστον 1 μήνα πριν την τέλεση του. Θα πρέπει να στέλνονται τουλάχιστον τέσσερα δελτία τύπου στην λίστα αποδεκτών. Αυτά θα δημιουργούν την απαραίτητη προσμονή και φυσικά θα περιέχουν όλες τις χρήσιμες πληροφορίες για την τέλεση του αγώνα, όπως ωράριο, χάρτες διαδρομών (μπορεί να συνοδεύονται και από αρχεία τύπου .kmz για Google Earth) και την λεπτομερή περιγραφή των προσβάσεων στην διαδρομή του αγώνα. Σημαντική είναι η επικοινωνία για τους συμμετέχοντες και κάποιες λεπτομέρειες για αυτούς, αλλά και για τους υποστηρικτές και τους χορηγούς επικοινωνίας. Αδιαπραγμάτευτη και απαραίτητη είναι η επικοινωνία που αφορά την ασφάλεια των θεατών που θέλουν να παρακολουθήσουν τον αγώνα.
- ΑΦΙΣΕΣ – ΠΑΝΟ
Ένας από τους αποτελεσματικότερους τρόπους προβολής και διαφήμισης ενός αγώνα είναι οι αφίσες και τα πανό. Οι λέσχες θα πρέπει να προβαίνουν σε τοποθέτηση αφισών στα κεντρικά σημεία της πόλης-κέντρου του αγώνα και στην ευρύτερη περιοχή, όπως και στην τοποθέτηση πανό σε κομβικά σημεία. Ο αριθμός και η θέση των αφισών-πανό θα γίνεται γνωστός στην επιτροπή.
- ΠΙΝΑΚΙΔΕΣ ΣΗΜΑΝΣΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΕΩΝ ΤΩΝ ΑΓΩΝΙΣΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΡΟΜΩΝ
Μερικές μέρες πριν την έναρξη του αγώνα θα πρέπει να τοποθετούνται μη μόνιμες ταμπέλες, οι οποίες θα υποδεικνύουν την κατεύθυνση προς τον αγώνα ή τις προσβάσεις αυτού. Αυτές οι ταμπέλες θα βοηθούν τους θεατές να παρακολουθήσουν άνετα και με ασφάλεια τον κάθε αγώνα.
- ΠΑΡΑΛΛΗΛΕΣ ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ
Προτείνεται ο εμπλουτισμός του αγώνα από παράλληλες εκδηλώσεις που θα δώσουν μία ξεχωριστή νότα, θα ενισχύσουν την επικοινωνία του και θα ανεβάσουν το πρεστίζ και την εικόνα του. Τέτοιες εκδηλώσεις περιλαμβάνουν την διοργάνωση υπερειδικής διαδρομής (αφορά μόνο αγώνες τύπου rally), πανηγυρικής και εορταστικής εκκίνησης, εκθέσεις αγωνιστικού αυτοκινήτου σε κεντρικά σημεία της πόλης, πώληση προϊόντων merchandise σχετικού με τον αγώνα κ.α.
3 Συνιστώμενες ενέργειες προβολής κατά την διάρκεια και μετά την λήξη του αγώνα.
- ΠΡΟΒΟΛΗ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ ΑΓΩΝΑ
Η λέσχη θα πρέπει να ενημερώνει το κοινό για την έκβαση και τέλεση του αγώνα. Προτεινόμενος και πανελλαδικά αποτελεσματικός τρόπος είναι η ηλεκτρονική επικοινωνία, μέσω τον sites. Όμως πολύ αποτελεσματική είναι και η τηλεοπτική ή ραδιοφωνική κάλυψη σε τοπικό και όχι μόνο επίπεδο. Ο κάθε αγώνας είναι ένα σημαντικό τοπικό γεγονός και πρέπει να αντιμετωπίζεται ανάλογα από τα τοπικά και ευρύτερα μέσα ενημέρωσης. Προτείνεται η ραδιοφωνική, τηλεοπτική κάλυψη, όλου ή μέρους του αγώνα, όπου μπορεί να είναι ζωντανή ή απολογιστική με ενημέρωση σε τακτά διαστήματα.
- ΠΡΩΤΟ ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ
Αυτό είναι ίσως η πιο σημαντική ενέργεια για την αποτελεσματικότερη ενημέρωση μετά την τέλεση του αγώνα. Το πρώτο απολογιστικό δελτίο τύπου θα πρέπει να είναι γραμμένο με τέτοιο τρόπο, που θα βοηθάει σημαντικά την ενημέρωση και την εργασία των δημοσιογράφων, ανεξαρτήτως μέσου. Την μέρα λήξης τέλεσης του αγώνα ή το αργότερο το πρωί της επόμενης, ο υπεύθυνος επικοινωνίας θα πρέπει να συντάσσει ένα δελτίο τύπου που θα αποστέλλεται στην λίστα αποδεκτών με email ή φαξ. Το δελτίο τύπου θα περιλαμβάνει μια σύντομη περιγραφή του αγώνα, αποτελέσματα και κάποιες στιγμές που χαρακτήρισαν τον αγώνα. Αυτό το δελτίο τύπου θα συνοδεύεται από τις δωρεάν φωτογραφίες, του συνεργαζόμενου φωτογραφικού πρακτορείου με την Ε.Π.Ε.Α. Ο τρόπος όπου οι αποδέκτες θα έχουν πρόσβαση στις δωρεάν φωτογραφίες θα γίνει γνωστός με επόμενο αναλυτικό ενημερωτικό δελτίο της Ε.Π.Ε.Α που θα εξηγεί αναλυτικά την όλη διαδικασία. Η Ε.Π.Ε.Α . θα έχει συμβουλευτικό ρόλο στην σύνταξη αυτού του δελτίου.
- ΑΠΟΔΕΛΤΙΩΣΗ
Η αποδελτίωση θα χωρίζεται σε δύο σκέλη και θα περιλαμβάνεται στον φάκελο απολογισμού της προβολής και επικοινωνίας του κάθε αγώνα, όπου θα παραδίδεται από την Ε.Π.Ε.Α στην Εθνική Επιτροπή Αγώνων.
Το πρώτο σκέλος της θα παραδίδεται στην Ε.Π.Ε.Α. μια εβδομάδα από την ολοκλήρωση του αγώνα. Αυτή η πρώτη αποδελτίωση θα περιλαμβάνει το υλικό που προέκυψε από τις ενέργειες προβολής, πριν και κατά την διάρκεια τέλεσης του αγώνα . Διαφημιστικές καταχωρήσεις, διαφημιστικά μηνύματα σε ραδιόφωνα και τηλεοράσεις με στοιχεία για το πότε και που έπαιξαν και τη διάρκεια τους, όπως και οποιεσδήποτε δημοσιεύσεις σε έντυπο και ηλεκτρονικό τύπο θα περιλαμβάνονται στο φάκελο αυτό. Επίσης η αποδελτίωση θα πρέπει να περιλαμβάνει τις αφίσες και πανό, όπως και πληροφορίες για τον αριθμό και τα σημεία τοποθέτησης τους. Τέλος ο φάκελος θα περιέχει κάθε ενημερωτικό φυλλάδιο ή υλικό από ενέργειες των λεσχών που αφορούσαν την επικοινωνία και προβολή του αγώνα.
Στην δεύτερη αποδελτίωση, οι αγωνιστικές λέσχες θα πρέπει να περιλαμβάνουν το δημοσιογραφικό υλικό που προέκυψε μετά την τέλεση του αγώνα. Οι λέσχες πρέπει να καταγράψουν όλο το υλικό, όπως τηλεοπτικά και ραδιοφωνικά αφιερώματα, δημοσιεύσεις και ρεπορτάζ σε κάθε έντυπο και ηλεκτρονικό μέσο. Η δεύτερη αυτή αποδελτίωση θα παραδίδεται στην Ε.Π.Ε.Α σε διάστημα ενός μηνός από την λήξη του αγώνα.